簡報是指我們日常就一個題目而簡單向聽眾簡述報告內容的過程。今日的簡報中，簡報軟體都不可或缺。Microsoft PowerPoint、Harvard Graphics或Lotus Freelance都是很常用的簡報軟體。但當我們要表述一些複雜的圖表，而這些軟體的有限功能未能有效幫助我們，就要借助Adobe Illustrator之類的專業軟體來輔助製作。

簡報的架構

要做一個好的簡報，可以依從下列四個步驟：

• 計劃：瞭解你的聽眾，如他們的背景、需要、甚至演講的地點。對小學生作的簡報，要活潑簡明；對大學生作的簡報，要清楚而不含糊。在會議室作簡報，可以講得快一點；在學校的禮堂簡報，因為回音的影響而要慢慢講。當時間不夠，就要對內容有所刪減。所以要事前計劃可以怎樣放棄而不會遺漏最重要的內容。
• 準備：先設立主題，然後是這個簡報的各個目的；之後開始寫大綱、銜蓋的範圍。簡報應該鼓勵講者和聽眾的互動，引起他們學習的興趣，並鼓勵他們作出回應。
• 發表：現今發表簡報，都會借助簡報軟體，而很少印出或手寫投映片，所以在發表時要好好熟習。避免在簡報上引入過量的動畫，以免聽眾分神。如果簡報內容對聽眾很重要，可以考慮把講稿放在每一張投映片的筆記欄內，並把全份投映片連同筆記列印交與聽眾。
• 檢討：很多時我們做簡報後，都需要向另一班聽眾重覆。因此，賽後檢討非常重要，以使下一次簡報時可以做得更好。

有用的道具

• 瀑布圖：圖的Ｙ軸表示100%的市場佔有率。這種圖會把市場佔有率由大至小，順序以棒型圖枚舉。
• BCG矩陣：一般的本科課程只會簡單講BCG矩陣的四個方格所代表的意思，但其實這個圖並非固定，反而我們可以從圖裡看出有哪些地方可以改善，從而扭轉形勢。
• SWOT分析：SWOT分析的好處是簡明清楚，每一項都詳列，有助決策。

簡報要避免的地方

• 字體要夠大。太細的話，擺出來也沒有人可以看到，就失去了意義。
• 切忌在簡報內插入表格，特別是資產損益表之類的表格。沒有人有心機去細閱每一行細字所表達的內容。
• 切忌貪心，在每一版塞入太多內容。每一版內最多放四、五行。太多的話，也最多分成兩版或三版表示。要是你發覺你的內容超過三版，那表示你的簡報不夠簡潔。

參看

• Microsoft PowerPoint
• Harvard Graphics
• Lotus Freelance
• Adobe Illustrators

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