Arkiv

Arkiv (av lat. archivum och ytterst grek. archeion, regerings- eller ämbetsbyggnad) kan avse olika saker:

Ett sammanhållet bestånd av handlingar (arkivalier) härrörande ur en arkivbildares, exempelvis en myndighets, ett företags eller en enskild persons verksamhet.
En arkivinstitution, alltså en myndighet eller institution som handhar arkiv som överlämnats av den ursprungliga arkivbildaren. Exempel på sådana institutioner är Riksarkivet och landsarkiven, men det finns även privata institutioner som Arbetarrörelsens arkiv. En sådan institution har i regel hand om många olika arkivbildares arkiv (enligt föregående definition) eller de delar av dessa arkiv som inte längre anses tillräckligt väsentliga för den fortlöpande verksamheten för att förfaras hos arkivbildaren men anses böra bevaras för forskningsändamål.
Den lokal i vilken ett arkiv eller en arkivinstitution är inrymt.

Begreppet arkiv (samling av dokument) särskiljs i första hand från museer (samling av föremål) och bibliotek (samling av tryckta böcker). Institituioner av de tre slagen utgör tillsammans den så kallade ABM-sektorn. Avgränsningen mot bibliotek otydligast, för en bok är ju en handling. Vanligen bestäms indelningen av historiska skäl. Till exempel innehåller Kungliga biblioteket flera samlingar av kända författares handskrifter. Samarbete inom ABM-sektorn förekommer både nationellt och internationellt, inte minst vad gäller datorisering och fortbildning.

Verksamhet rörande arkiv kallas arkivväsen. Skötseln av ett arkiv omfattar vad som ska samlas, vad som ska gallras ut, hur samlingen ska ordnas och hur den ska katalogiseras och eventuellt digitaliseras. Den som yrkesmässigt ägnar sig åt detta kallas arkivarie. Studiet av sådana metoder kallas arkivvetenskap. Den som inrättar ett arkiv kallas arkivbildare. Arkiv inrättas vanligen med ett visst avgränsat syfte, till exempel bokföring och styrelseprotokoll för ett visst företag eller inkomna brev till en viss myndighet. Lagar och förordningar kan föreskriva att sådana handlingar måste sparas i viss utsträckning under en viss tid, men därutöver anger arkivbildaren vad som ska gälla. Större arkivinstitutioner har dessutom att ta ställning till donationer av hela arkiv från privata och offentliga arkivbildare. Numera tillämpas vanligen proveniensprincipen, vilket betyder att dokument och dokumentsamlingar förvaras och hanteras i den ordning de skapades (proveniens betyder ursprung), men i äldre tid förekom det att donerade dokumentsamlingar delades upp och dokumenten sorterades in i den egna samlingen.

Katalogiseringen av arkiv är avgörande för att hitta handlingar. Den påminner om katalogiseringen vid bibliotek, men är mindre enhetlig. Framför allt kan den vara olika detaljerad. På högsta nivån måste en arkivinstitution ha en förteckning över vilka dokumentsamlingar den förvaltar. För Sverige finns en Nationell arkivdatabas (NAD) utgiven på CDROM och tillgänglig över webben, som förtecknar arkivinstitutioner och deras samlingar, men däremot inga detaljer om dokumenten inom varje samling. Om antalet hyllmeter är ett mått på en dokumentsamlings storlek och antalet katalogposter ett mått på katalogens storlek, så ger antalet katalogposter per hyllmeter en uppfattning om hur detaljerad katalogiseringen är.

Olika slag av arkiv

Ett brevarkiv tilldelar varje inkommet och utgående brev ett löpnummer och förtecknar dem kronologiskt. Men dessutom inordnas breven under olika ärenden med varsitt ärendenummer. Se vidare diarieföring och ärendehantering.

Grammofonarkiv är ett annat namn för skivsamling. Större skivsamlingar finns vid Sveriges Radio, vid Statens ljud- och bildarkiv och hos privata samlare, till exempel Anders Eldeman.

Föreningsarkiv fungerar som företagsarkiv, men för föreningar. Föreningars äldre arkiv förvaras vanligen hos gemensamma folkrörelsearkiv.

Företagsarkiv innehåller bokföring, beslutsprotokoll, fotografier och viktiga handlingar från ett företags historia.

Ett pressklipparkiv består av utklippta tidningsartiklar i för arkivbildaren relevanta ämnen, till exempel om det egna företaget. Se även nyhetsbevakning.

Ritningsarkiv fanns förr vid tekniska företag, när tekniska ritningar hanterades på papper. Ritningsarkivets uppgifter var att förvara originalritningar, förvalta gjorda ändringar i dessa och framställa kopior. Vanligen bestod originalritningarna av halvtransparent film som rullades, medan kopior gjordes i blått tryck på papper, så kallade blåkopior. Denna hantering av ritningsarkiv var mycket dyrbar och långsam och har under 1980-talet ersatts av datorprogram för ritning (CAD, computer-aided design, datorstödd konstruktion), förvaltning och lagring, vanligen i stora system som omfattar företagets hela produktsortiment över produkternas hela livstid, så kallad product data management (PDM-system).

Rundarkiv är ett slanguttryck för papperskorg.

Historia Arkivväsen

Gourt Home::Gourt :: Arkiv

Olika slag av arkiv