Archives

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Les archives désignent des documents produits par une personne (physique ou morale), une entreprise ou un organisme privé ou public dans le cadre de son activité. Les documents d'archives peuvent être de toute nature : papiers ; documents informatiques ; produits audiovisuels.

Ce terme désigne dans l'usage courant des documents qui n'ayant plus d'utilité immédiate dans le cadre de l'activité ordinaire, sont conservés dans un premier temps pour des recours plus ou moins exceptionnels dans ce même cadre, pour après un temps variable prendre un intérêt de nature historique, soit à propos de l'instance productrice soit pour un sujet ou thème plus général.

Généralités

Le mot archive est plus rarement employé au singulier, au moins par les professionnels. On parle d'article, de pièce ou document original. Les archives tirent en effet une partie de leur valeur de leur nature de série ou d'ensemble développé dans le temps et aussi de leur complémentarité : les pièces appartiennent à des dossiers et perdent leur valeur si elles se retrouvent isolées ou privées de leur contexte. De bonnes archives, c'est-à-dire des archives accessibles et préservées de consultations désordonnées, doivent être dotées de tables, index et autres instruments en permettant un usage efficace. La discipline traitant de toutes ces questions est l'archivistique qui appartient aux sciences de l'information.

La théorie des trois âges

En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois périodes : courante, intermédiaire et définitive (1er, 2ème et 3ème age)

Les archives courantes(dont les affaires sont en cours) regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaire courantes.

Les archives intermédiaires ne sont plus d'usage courant mais doivent être conservées temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont soit conservées définitivement (pour les besoins de recherches) soit éliminées.

Contrairement aux archives courantes et aux archives intermédiaires, les archives définitives ont vocation à être conservées sans limitation de durée, pour des raisons historiques ou patrimoniales. Dans l'administration publique françaises, ces dernières doivent être versées aux Archives départementales du ressort géographique où elles se trouvent, qu'il s'agisse de collectivités territoriales ou de services déconcentrés de l'État. Les archives définitives des ministères et administrations centrales de l'État sont destinées aux Archives nationales.

Les archives dans l'entreprise

Les archives d'un organisme varient en fonction de sa nature (artisanat, profession libérale, entreprise commerciale, industrie, administration publique), même si elles contiennent des éléments identiques comme l'administration générale, la comptabilité, la gestion du personnel, etc.

Souvent assurée par les documentalistes, la gestion des archives est confiée à des archivistes dans les grandes sociétés. Il peut aussi être fait appel à des sociétés spécialisées.

Les entreprises sont libres dans leur gestion des archives, en dehors de règlementations imposant la conservation de certains documents pour des durées variables.

Les archives sont bien entendus le supports de la mémoire de l'organisme producteur comme elles sont une source majeure de l'historiographie et de toute recherche ayant une dimension historique.

Types d'archives

Archives publiques

Les archives publiques désignent les archives produites par l'État et ses administrations (ses démembrements). Les archives publiques désignent aussi plus particulièrement les fonds d'archives généralement publiques gérés par le service public et conservés dans des dépôts spécifiques (en France : Archives nationales, Archives départementales et Archives municipales pour les principales).

Les archives publiques incluent également divers fonds, conservés séparément des trois types ci-dessus, provenant : des établissements publics à compétence nationale, de diverses associations nationales, de divers établissements hospitaliers, des chambres de commerce, des universités et établissements d'enseignement supérieur. Ces archives sont habituellement conservées dans un service spécifique de l'établissement ou de l'organisme qui les a produites.

Archives privées

Les archives privées sont toutes les autres archives ; on peut y rattacher ainsi les papiers et documents personnels.

La distinction privée/publique présente quelques complications. D'abord, au sein des organismes, par exemple en France, une partie des archives d'un notaire sont comme officier ministériel considérées comme publiques (les actes authentiques essentiellement), alors que les dossiers de clients gardent un statut privé comme constituant de son étude. Par ailleurs, si par leur ancienneté des archives n'ont plus d'intérêt pour un organisme privé, celui-ci peut en proposer la conservation et gestion à un service public, toutes les garanties étant prises pour que les possibilités de communication publique ne puissent nuire à l'entreprise ou à quiconque.

Archives commerciales

Archives non-commerciales

Archives spécialisées

Archives et gestion de l'information

Le développement de la gestion informatique des données et échanges au sein des entreprises bouleversent les distinctions traditionnelles et les pratiques d'archivage qui en résultaient.

Comme documents produits à l'intérieur, les archives se distinguent aisément des ressources externes qui constituent la documentation. Cependant, des éléments provenant de la documentation peuvent être judicieusement joints aux archives proprement dites pour en permettre une meilleure utilisation ultérieure. L'informatique peut amener une confusion de cette distinction, même si les systèmes d'information permettent au contraire de l'optimiser.

Avec les supports matériels, l'encombrement était la principale motivation de l'archivage : on ne pouvait pas pousser les murs. Ce facteur n'est pas aussi déterminant avec les supports numériques : un faible investissement permet de différer sans cesse le classement des documents obsolètes, leur consultation restant de plus généralement toujours possible sans réelle perte d'efficacité. Si on y ajoute les risques de destruction et aussi d'obsolescence des supports, de graves interrogations sont apparues sur la préservation de la mémoire des activités contemporaines et futures.

Questions ouvertes

Le débat sur les délais de communication des archives

En France, les archives publiques sont à présent régies par le Livre II de l'ordonnance du 20 février 2004, 'Code du patrimoine'. Ce texte, à valeur de loi, reprend et unifie l'ensemble des dispositions législatives antérieures relatives au "patrimoine", dispositions qui sont, par là-même, abrogées. Ce qui revient à insérer dans un cadre plus large la loi de janvier 1979, mise en pratique par les décrets du 3 décembre 1979. Le premier article (L. 211-1) stipule : "Les archives sont l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité".

On ne voit pas quel objet peut échapper à cette définition, bien au-delà de la production écrite. Le législateur voulait manifestement une définition aussi large que possible, afin de faciliter le travail des conservateurs. L'article suivant (L 211-2) vient cependant indiquer de manière plus traditionnelle les finalités de la conservation : "les besoins de la gestion et de la justification des droits"... "la documentation historique de la recherche". Ce binôme reprend la définition du Manuel d'archivistique de 1970, tout en faisant disparaître l'adjectif "scientifique" qui définissait alors la "recherche". La loi de 1979 n'a pas non plus repris l'articulation fondamentale fonds - document, clairement énoncée dans ce manuel. Elle a peut-être aggravé et ossifié la pratique de restrictions à la communication, lentement élaborée depuis le XIXe siècle, en contradiction massive avec le décret de la Convention du 7 messidor an II, qui affirmait le caractère public des archives publiques dans un cadre républicain. Ces évolutions récentes ont suscité et suscitent diverses interrogations, dont certaines ont donné lieu à débats, voire polémiques, tandis que d'autres, peut-être plus importantes, sont demeurées sous-jacentes.

Les controverses ont surtout tourné autour de la question de la communication des archives publiques récentes. En fait, les cas de rétention mal justifiable paraissent excessivement rares. Les lecteurs qui se plaignent ignorent tout, le plus souvent, des problèmes concrets auxquels doivent faire face les conservateurs, ridiculement peu nombreux, et sans le travail dequels les archives ne sont que virtuelles : les archives non classées ne sont pas communicables, et le tri-classement (opération délicate s'il en est) ne peut être réalisé que par des personnes disposant d'une très solide formation historique et d'une vaste culture. Or, en France, au cours des dix dernières années, le nombre de conservateurs d'archives, au sens strict, a diminué. Il est significatif que le "Code du Patrimoine" de 2004 ne comporte aucune mention de "conservateur".

Mais il n'est sans doute pas interdit non plus d'avoir quelques doutes sur l'évolution de la pratique des conservateurs et sur les directives élaborées par les directions parisiennes, qui n'ont peut-être pas mesuré entièrement le caractère nocif de la pression exercée par le flot montant des archives les plus contemporaines, pression qui conduit trop souvent à un déséquilibre dangereux. Le patrimoine n'a de sens que dans une perspective fondamentalement historique, qui tend à disparaître si toute l'attention se concentre sur l'ultra-contemporain. Dans le Manuel de 1970, Robert-Henri Bautier rappelait la distinction essentielle élaborée par les pères de l'archivistique, les conservateurs allemands du XIXe siècle : l'opposition entre "Archiv" et "Registratur", c'est-à-dire entre les archives historiques et les papiers des administrations. La pratique actuelle tend malheureusement à effacer la différence radicale entre conservateurs d'archives et gestionnaires de papiers. L'invasion des "normes" américaines (sous la forme, notamment, de la DTD EAD) renforce cette tendance, qui aboutit de facto à la négation du caractère spécifiquement historique des documents conservés dans les dépôts d'archives publics. Il faudrait aussi se poser la question de l'évolution du lectorat, ce qui amènerait peut-être à noter le relatif retrait des universitaires, sinon même des étudiants, mais cette difficulté renvoie à d'autres articles de l'encyclopédie.

L'accès aux archives : question de principes, ou d'efficacité ?

S'il est légitime de se poser des questions sur les principes qui régissent la communication des archives, il convient de se poser la question de l'accès effectif aux archives publiques et privées.

Deux problèmes entrent en ligne de compte : - le premier tient à l'évolution du public des Archives, nombreux et de profil bien différent de celui de ses pères ; - le deuxième tient à la production maintenant massive des documents administratifs, dont les archivistes doivent tenir compte, à la fois pour pratiquer une collecte raisonnable des documents et pour les traiter dans un délai satisfaisant.

Le public des Archives a évolué.

Les généalogistes représentent maintenant plus des deux tiers des usagers des Archives départementales. La pratique de la généalogie renvoie davantage à une pratique culturelle d'amateur qu'à la recherche érudite classique, le parcours du chercheur généalogiste pouvant avoir un caractère quasiment initiatique sur les traces de ses ancêtres.

Les généalogistes ne sont pas les seuls. Plusieurs services territoriaux d'archives sont maintenant confrontés à des demandes de nature administrative, qui s'expliquent par la complexité croissante de certaines procédures administratives (la délivrance des cartes d'identité françaises devient plus exigeante sur les preuves de nationalité). Les Archives nationales ont choisi la solution de créer un bureau des recherches administratives, pour canaliser le flot des usagers en recherche de preuves de nationalité.

Les universitaires s'intéressent à des fonds de plus en plus récents. Ce troisième point est indéniable, toutefois, les archives ne constituent maintenant qu'une source d'informations parmi d'autres de l'historien contemporanéiste, et peut-être pas la source privilégiée, parce qu'elles ne sont pas toutes communicables, sans doute, mais aussi parce que les éclairages sur les phénomènes de société ne viennent pas que des fonds d'archives publiques. A certains égards, il faudrait se demander si la polémique sur les archives secrètes ne surévalue pas quelque peu le rôle de l'action administrative dans les sociétés contemporaines.

La production des archives a évolué.

Le débat sur la transparence administrative et sur le secret dans les archives porte non seulement sur les délais, mais sur les modalités de tri et d'éliminations des archives publiques. Il est de fait que le volume des éliminations dépasse souvent de loin celui des archives prises en charge par les services d'archives publiques. Dans certains services d'archives territoriaux, le rapport entre ce qui est conservé et ce qui est éliminé sans jamais être pris en charge est de 1 pour 15.

Toutefois, les éliminations ne se font pas sans prendre en considération un certain nombre de critères qui n'ont rien de subjectif (voir les archives publiques contemporaines).

Bibliographie

Favier (Jean), Les archives, Paris, PUF, 1958.
Manuel d'archivistique. Théorie et pratique des archives publiques en France, Paris, SEVPEN, 1970.
Direction des Archives de France, La pratique archivistique française, Paris, 1993.
Coeuré (Sophie) et Duclert (Vincent), Les archives, Paris, La Découverte, 2001.