Zeitmanagement

Zeitmanagement ^* ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Zeitmanagement beschäftigt sich mit den Problemen, die eine hohe Anzahl von Aufgaben, Terminen etc. mit sich bringen, wenn die zur Verfügung stehende Zeit begrenzt ist. Unter Zeitmanagement versteht man eine Reihe von Strategien und Techniken. Der Begriff Zeitmanagement ist eigentlich eine irreführende Bezeichnung, da die Zeit ganz unabhängig davon vergeht, was wir in dieser Zeit tun. Das einzige, was man managen kann, ist sich selbst. Daher beschäftigt sich Zeitmanagement vorwiegend mit Selbstmanagement. Die Techniken lassen sich grob in die fünf Bereiche "Ziele", "Übersicht", "Prioritäten", "Plan" und "Motivation" einteilen, wobei die meisten Themen mehreren Bereichen zuzuordnen sind.

Ziele setzen

Es ist wichtig, bei allem, was man tut, das Ziel vor Augen zu haben. Dies gilt für private und berufliche Ziele gleichermaßen. Erfolgreiches Zeitmanagement erfordert eine Definition klarer Ziele. Des weiteren ist es sinnvoll, sich

kurzfristige Ziele
mittelfristige Ziele und
langfristige Ziele

zu stecken.

Übersicht verschaffen

Um seine Ziele zu erreichen, sollte man sich einen Überblick über die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, Mittel und Wege verschaffen. Dazu gehört die Analyse des eigenen Verhaltens, um Zeitverschwendung festzustellen. Des weiteren die Techniken:

Ziel-Mittel-Analyse

Die Ziel-Mittel-Analyse hilft bei Fragestellungen: Welche Mittel und Fähigkeiten stehen zur Verfügung? Welches sind die Vor- und Nachteile der verschiedenen möglichen Wege?

Mindmap / Mind-Map

Mind-Map ist eine Methode, die einen strukturierten/grafischen Überblick über die Beziehungen zwischen verschiedenen Begriffen aufzeigt

Prioritäten setzen

Eine zentrale Technik besteht im Analysieren und Definieren von Prioritäten. Folgende Techniken können dafür verwendet werden:

ABC-Analyse

Mittels der ABC-Analyse werden alle Aufgaben in die Kategorien

A sehr wichtig, hohe Priorität
B mittlere Priorität
C geringe Priorität

einsortiert.

Mission Statement

"Mission Statement" ist eine Methode, in der man seine eigenen Wünsche, Wertvorstellungen, Ziele und Ideale auf einen Nenner bringt, indem man dies auf einem ein- bis maximal zweiseitigem Dokument festhält. Laut Stephen R. Covey (Autor: "7 Wege zur Effektivität") kann dies optimal durch eine höchst effektive, wenn auch etwas makaber scheinende Technik gemacht werden, welche wie folgt funktioniert: Stellen Sie sich vor, Sie sind 10 Jahre in der Zukunft und gehen zu einer Beerdigung. Freunde und Bekannte sind anwesend. Sie stellen fest, dass Sie selbst im Sarg sind. Nun ist die Frage, was genau möchten Sie in Ihrer Grabrede hören? Um was soll es in Ihrem Leben wirklich gehen? Schreiben Sie dies auf ein Blatt Papier, und finden Sie Ihre Prinzipien und Wertvorstellungen. Es ist wichtig, keine zu kurzfristigen Ziele im Mission Statement zu erwähnen, sondern sich hier wirklich nur an längerfristigen Dingen, wie ethische Prinzipien, größere finanzielle Anschaffungen, größere familiäre Ziele und Ähnliches zu erfassen. Es wird empfohlen, dieses Mission Statement täglich durchzulesen um möglichst effektives Zeitmanagement auf längere Frist zu gewährleisten. Diese Methode wird seit vielen Jahren auch für Unternehmen und Organisationen benutzt, kann aber genauso auf Privatpersonen übertragen werden.

Pareto-Prinzip

(Vilfredo Frederico Pareto)

Grundsatz: In 20 % der zur Verfügung stehenden Zeit können 80 % der Aufgaben erledigt werden. Die restlichen 20 % der Aufgaben benötigen 80 % der zur Verfügung stehenden Zeit (siehe Pareto-Verteilung). Anhand dieses Grundsatzes sollen Aufgaben überdacht und priorisiert werden. Anstatt sich mit Aufgaben aufzuhalten, die keinen wirklichen Mehrwert schaffen, sollte der eigene Perfektionismus (Nebensächlichkeiten, "Erbsenzählerei") gezügelt werden. Statt also 100 % der Aufgaben erfüllen zu wollen, sollte daher eine zielorientierte Ausrichtung auf die Erfüllung weiterer "80 %-Aufgaben" erfolgen, welche mit nur 20 % des Zeit- und Energieaufwandes erreicht werden können. Beispiele: 80 % aller Besprechungsergebnisse werden in 20 % der Besprechungszeit erzielt. 20 % der Kunden bringen 80 % des Absatzes. 80 % einer Software sind in 20 % der Zeit geschrieben. Die Feinheiten (Bugfix, etc.) benötigen 80 % der Gesamtzeit. Eine verfeinerte Abstufung ähnlich dem Pareto-Prinzipsverfolgt die ABC-Analyse.

Eisenhower-Methode

Dieses Prinzip wurde von US-Präsident und Alliierten-General Dwight D. Eisenhower praktiziert und gelehrt.

Alle Aufgaben werden anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten verteilt. Alle Aufgaben im Quadrant unwichtig/nicht dringend werden nicht erledigt. Die Einteilung erfolgt wie folgt (im englischen Sprachraum sind die Quadranten anders benannt):

Die Y-Achse beschreibt die Wichtigkeit einer Aufgabe. Wenn eine Aufgabe oben angesiedelt ist, so ist sie wichtig. Ist sie unten angesiedelt ist sie unwichtig.
Die X-Achse beschreibt die Dringlichkeit einer Aufgabe. Ist eine Aufgabe rechts angesiedelt, so ist die Aufgabe dringend. Ist die Aufgabe links angesiedelt, so ist sie nicht dringend.

Es ergeben sich vier Kombinationsmöglichkeiten der Faktoren Wichtigkeit und Dringlichkeit:

Quadrant	Wichtigkeit und Dringlichkeit	Art und Weise der Bearbeitung
1. Quadrant (oben rechts)	Dringend und wichtig.	Sofort selbst erledigen.
2. Quadrant (oben links)	Wichtig, aber nicht dringend.	Aufgabe exakt terminieren und persönlich erledigen.
3. Quadrant (unten rechts)	Nicht wichtig, aber dringend.	An kompetente Mitarbeiter delegieren.
4. Quadrant (unten links)	Nicht wichtig, nicht dringend.	Nicht bearbeiten -> Papierkorb.

Das Eisenhower-Prinzip kann im Dienstleistungsbereich bei knappen Ressourcen als Fortentwicklung von Triage effektiv eingesetzt werden. Das Eisenhower-Prinzip wird inzwischen sehr kritisch betrachtet, da ein gutes Zeitmanagement gerade dringende Aufgaben verhindern soll. Die Priorisierung/Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium "Wichtigkeit" vorgenommen. Grundlage der Kritik ist u. a. die Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Allerdings handelt es sich hier um eine Methode eines militärischen Oberbefehlshabers, und im Krieg können Aktivitäten des Gegners sehr wohl unvorhersehbare und "außerst dringende und wichtige" Folgen haben.

Salami-Taktik

Große, unübersichtliche Aufgaben werden in kleinere, überschaubare Schritte zerteilt.

Getting Things Done

Wie löst man eine gewaltig große Aufgabe?

Es gibt nichts Gutes, außer man tut es (Erich Kästner).
Jede Reise fängt mit dem ersten Schritt an (Konfuzius).
How to eat an Elephant? Bite by bite.

Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort.

Delegieren

Aufgaben, die nicht direkt in den eigenen Aufgabenbereich fallen oder von jemand anderem effizienter erledigt werden können, sollten nach Möglichkeit von diesem erledigt werden: man delegiert die Aufgabe. Dadurch werden Zeitdruck und Stress abgebaut.

Planen

Durch richtiges Planen kann die zur Verfügung stehende Zeit sinnvoller genutzt werden. Hierfür werden Werkzeuge wie zum Beispiel Terminplaner eingesetzt, sowohl klassisch aus Papier als auch elektronisch, wie z. B. ein PDA. Techniken hierfür:

Schriftlich Planen

Durch schriftliches Planen kann man seine Vergesslichkeit in den Griff bekommen. Hier hilft eine To-Do-Liste oder eine Checkliste, in der die zu erledigenden Sachen eingetragen und nach Erledigung abgehakt werden.

Mehrere Zeithorizonte

Man sollte Tages-, Wochen-, Monats- und Jahrespläne erstellen und pflegen.

ALPEN-Methode

Diese Methode (nach Lothar Seiwert) verwendet wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans. Die fünf Elemente sind:

A: Aufgaben aufschreiben. Aufgaben, Aktivitäten und Termine werden in einen Tagesplan eingetragen.
L: Länge einschätzen. Man schätzt die voraussichtlich benötigte Zeit für jede Aufgabe ein.
P: Pufferzeit. Man sollte maximal 60 % der täglichen Arbeitszeit verplanen. Der Rest bleibt für Unvorhergesehenes reserviert.
E: Entscheidungen. Durch Prioritätensetzen, Kürzen und Delegieren wird der Umfang der Arbeiten beschränkt.
N: Nachkontrolle. Am Ende des Tages erstellt man eine Statistik über geplante und tatsächlich erledigte Arbeiten. Unerledigtes wird auf den nächsten Tag übertragen.

Siehe ALPEN-Methode.

Leistungskurve / Biorhythmus

Im Tagesplan sollte man unbedingt seine persönliche tägliche Leistungskurve und seinen Biorhythmus berücksichtigen. Des weiteren kann man im Tagesplan die Häufigkeit von Störungen im Verlauf des Tages berücksichtigen. Siehe auch Chronobiologie.

Goldene Stunde

Eine Stunde pro Tag, in der sämtliche Störungen ausgeschaltet sind. Kein Telefon, keine E-Mail, Bürotür verschlossen.

Ziel- und Zeitplanbuch

Eine Tagesplanung besteht aus Terminen und Aufgaben, die beispielsweise nach der ALPEN-Methode (siehe oben) geplant werden können. Die Wochen-, Monats- und Jahresplanung kann auch in einem Zeitplanbuch erledigt werden. Damit man dies mit einem Zeitplanbuch erledigen kann, enthält es die entsprechenden Vordrucke, also z. B. einen Terminkalender mit Aufgabenliste, eine Wochen, Monats- und Jahresübersicht bzw. die Ziele für diese Zeitabschnitte. Man geht bei der Planung dann von den Zielen aus, die man sich im Zeitplanbuch setzt und geht zu den zu erledigenden Aufgaben. Wenn man beispielsweise eine Prüfung bestehen will, dann ist "die Prüfung gut bestehen" ein Ziel in vielleicht zwei Monaten. Man unterteilt dann den Weg dorthin in kleine Portionen. Die Kapitel eines Buches oder eine kleine Teilmenge von Vokabeln sind dann Portionen (Aufgaben). Eine Woche vor der Prüfung könnte man dann noch eine Wiederholung des Stoffs einplanen. Ein Zeitplanbuch existiert in Papier- oder elektronischer Form. Bei Zeitplanbüchern aus Papier haben sich zwei Formate durchgesetzt:

Das DIN A5-Format, das sich für alle eignet, die insbesondere zahlreiche Termine und Aktivitäten pro Tag planen müssen. Wer viel mitschreibt oder schriftlich plant, findet im Format A5 genug Raum für seine Ideen.
Beim kleineren Format, das auch als Westentaschenformat bezeichnet wird, gibt es zwischen den Herstellern von Zeitplanbüchern große Abweichungen in Papierformat und Lochung. Dieses Format eignet sich für alle, die ihren Planer in der Jackentasche mit sich führen wollen. Ein solches Buch ist eher für Planer geeignet, die einen Wochenkalender pflegen.

Daneben existieren Loseblatt-Lösungen wie Hipster PDA und DIN A6 Informationssystem (DAISY).

Bündelung

Gleichartige Arbeiten werden zusammengefasst.

Motivation

Zu diesem Bereich gehören:

Positive Einstellung

Erfolgskontrolle

Eine tägliche Erfolgskontrolle des eigenen Tagesplans kann sehr motivierend wirken.

Erfolgserlebnis

Genießen des eigenen Erfolgs.

Literatur

Jörg W. Knoblauch, Johannes Hüger, Marcus Mockler: Ein Meer an Zeit. Die neue Generation des Zeitmanagements. ISBN 3593377926
Lothar J. Seiwert: Das neue einmaleins des Zeitmanagement. ISBN 3774256705
Lothar J. Seiwert: Wenn du es eilig hast, gehe langsam. ISBN 3593376652
Lothar J. Seiwert: Das Bumerang-Prinzip: Mehr Zeit fürs Glück. ISBN 3423341300
David Allen: Wie ich Dinge geregelt kriege. (Getting Things Done). ISBN 3492240607
Stephen R. Covey : 7 Wege zur Effektivität. ISBN 3453180917
Werner Tiki Küstenmacher, Lothar J. Seiwert: simplify your life. Einfacher und gücklicher leben. ISBN 3593368188
Jörg Knoblauch, Holger Wöltje: Zeitmanagement. ISBN 3448056626

Weblinks

Arbeitszeit, Zeitplanung und Zeitmanagement - Hilft Schülern und Studenten, die Probleme bei der Organisation ihres Lernens haben.
Zeitplanung und Zeitmanagement - Sammlung mit Texten, Materialien und Downloads (im Studium und allgemein).
Deutsche kommentierte Links zum Thema "getting things done"

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