Verpflegungsmehraufwand umfasst die zusätzlichen Kosten, auch Spesen genannt, die eine Person deswegen zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung aufhält und sich daher nicht so günstig wie zu Hause verpflegen kann. Der beruflich bedingte Mehraufwand kann steuerrechtlich unter bestimmten Voraussetzungen als Werbungskosten oder Betriebsausgabe in der Weise geltend gemacht werden, dass diese Kosten von dem zu versteuernden Einkommen abgesetzt werden und damit im Endeffekt die Steuerlast verringern.

Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand

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Nur wenn der Verpflegungsmehraufwand beruflich bzw. geschäftlich veranlasst ist, ist er auch steuerlich absetzbar. Weil dessen Ermittlung aufwändig wäre (Wieviel kostet die Verpflegung zu Hause beim Steuerpflichtigen eigentlich, incl. Anteilige Nutzung von Ofen, Tisch, Wohnfläche, ...?), gibt es Pauschalbeträge/Pauschbeträge.

Das deutsche Steuerrecht kennt für unterschiedlich lange Abwesenheitszeiten und für unterschiedliche Länder jeweils einen Pauschbetrag für den Verpflegungsmehraufwand bzw. einen Verpflegungspauschbetrag bzw. eine Verpflegungspauschale. Dieser Pauschbetrag ist zwingend anzusetzen. Selbst wenn die Kosten nachweisbar höher sind, dürfen nur die Pauschbeträge angesetzt werden.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Inland

Für eine Dienstreise im Inland können Verpflegungsmehraufwendungen bis zu folgenden Beträgen angesetzt werden:

• 24 € bei einer Abwesenheit von 24 Stunden,
• 12 € bei einer Abwesenheit von weniger als 24 Stunden, aber mindestens 14 Stunden,
• 6 € bei einer Abwesenheit von weniger als 14 Stunden, aber mindestens 8 Stunden.

Maßgebend ist die Abwesenheitsdauer von der Wohnung und der regelmäßigen Arbeitsstätte. Führt jemand an einem Kalendertag mehrere Dienstreisen durch, können die Abwesenheitszeiten an diesem Kalendertag zusammengerechnet werden.

Im Falle einer Einsatzwechseltätigkeit hat der Arbeitnehmer keine regelmäßige Arbeitsstätte, so dass nur die Abwesenheitsdauer von der Wohnung maßgebend ist. Wird eine Tätigkeit nach 16.00 Uhr begonnen und endet sie vor 8.00 Uhr des darauf folgenden Kalendertages ohne Inanspruchnahme einer Übernachtung, ist die gesamte Abwesenheitsdauer dem Kalendertag zuzurechnen, der die überwiegende Abwesenheit beinhaltet.

Vorsteuer auf die Beträge des Verpflegungsmehraufwands darf nicht mehr angesetzt werden.

Verpflegungspauschalen für Dienstreisen im Ausland

Für Dienstreisen im Ausland gelten vom Zielland abhängige höhere Pauschalen. Für nicht aufgeführte Länder sind die Beträge für Luxemburg anzusetzen.

Übersicht über die ab 1. Januar 2005 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten. (Pdf 21 KB)

Anwendung

• Wer sich für eine entsprechende Zeit weder am Wohnort noch an seiner regelmäßigen Arbeitsstätte aufhielt, darf die entsprechenden Pauschalen als Werbungskosten/Betriebsausgabe ansetzen.
• Erhält ein Arbeitnehmer Verpflegungsmehraufwand vom Arbeitgeber ersetzt, so ist dieser Ersatz bis zur Höhe des steuerlich zulässigen Pauschbetrags steuerfrei. Ist der Ersatz höher als der steuerlich zulässige Pauschbetrag, gehört der übersteigende Teil zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Steuerrecht