Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument mit dem eine natürliche oder juristische Person den Empfänger einer Lieferung oder Leistung auffordert, innerhalb einer bestimmten Zeit den vereinbarten Preis zu entrichten. Historisch versteht man unter Rechnung auch Schriftstücke der Buchführung.

Die Rechnung gewährt den am Handel beteiligten Personen in aller Regel keinerlei Rechte oder Pflichten, die diese nicht ohnehin schon haben, denn allgemein ist eine Rechnung weder Voraussetzung für die Entstehung noch für die Fälligkeit einer Leistung. Schließen Käufer und Verkäufer beispielsweise einen Vertrag, in dem eine Sache x zum Preis von y EUR verkauft werden soll, so steht bereits mit Vertragsschluss fest, welche Leistungspflichten bestehen; einer Rechnung bedarf es für die Entstehung der Leistungspflichten daher nicht.

Die Rechnung ist in aller Regel – beispielsweise beim Kauf – auch nicht erforderlich, um die Leistungsverpflichtung des Käufers zur Fälligkeit zu bringen, denn nach dem gesetzlichen Normalfall werden Forderungen im Zweifel sofort, also mit Entstehung fällig.

Mit einer Rechnung ist auch nicht die Gewährleistung für die Kaufsache verbunden. Die Gewährleistung (besserer Begriff: Mängelhaftung) ergibt sich aus dem Kaufvertrag selbst, einer Rechnung bedarf es nicht. Für eine Garantie hingegen kann die Rechnung relevant sein – das hängt davon ab, was in den Garantiebedingungen vereinbart ist.

Will man also einen gekauften Artikel beim Verkäufer im Rahmen der Mängelhaftung reklamieren, so muss man als Käufer die Rechnung nicht vorzeigen können. Das mag als Beweismittel helfen; sollte es vor Gericht gehen, sind aber selbstverständlich auch alle anderen Beweismittel zulässig, z. B. Zeugen, die den Vertragsschluss mit angesehen haben. Im Übrigen beweist die Rechnung an sich nicht den Vertragsschluss, sondern ist nur ein Indiz dafür, dass ein solcher stattgefunden hat.

Im Zeitalter des Internet bekommt man oftmals auch elektronische Rechnungen. Diese entwickeln sich vom Papier hin zur Elektronik wie das Bargeld zur Kreditkarte aus Plastik.

Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Siehe auch Gutschrift.

Führt ein Unternehmer

einen Umsatz an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen;
eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer aus, ist er verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. Der Leistungsempfänger muss die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufbewahren;
eine andere Leistung an einen Nichtunternehmer aus, ist er berechtigt, eine Rechnung auszustellen.

Eine Rechnung muss folgende Angaben enthalten:

den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
das Ausstellungsdatum,
eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts (wenn die Lieferung oder Leistung noch nicht ausgeführt ist), sofern dieser Zeitpunkt feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung identisch ist,
das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, und
in den Fällen, in denen der Unternehmer eine umsatzsteuerpflichtige Werkleistung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück an einen Nichtunternehmer ausführt, einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Der Unternehmer hat ein Doppel der Rechnung sowie alle Rechnungen, die er erhalten hat, zehn Jahre aufzubewahren. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum lesbar sein. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

Eine Rechnung kann auch elektronisch übermittelt werden, ihre Echtheit muss dann aber durch bestimmte Verfahren überprüfbar sein.

Wer in einer Rechnung einen Umsatzsteuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag.

Siehe auch

Weblinks

Merkblatt zu Rechnungen (PDF)

Urkunde | Steuerrecht | Handel

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Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes

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