Der Begriff Personalakte in der Personalwirtschaft ist weit gefasst. Weder die Form, noch der exakte Inhalt sind gesetzlich geregelt. Auch finden sich aufgrund der elektronischen Datenverarbeitung immer seltener umfangreiche Papierakten, die sämtliche Inhalte zusammenfassen.

Die Sammlung der für das Arbeitsverhältnis relevanten Unterlagen durch den Arbeitgeber wird durch arbeitsrechtliche Vorschriften bestimmt. Der Mitarbeiter (Arbeitnehmer, Beamter) hat das Recht, die Personalakte einzusehen. Personalakten sind strikt vertraulich zu behandeln. Ab einer Mitarbeiteranzahl von 20 muss der Betrieb gem. § 4f BDSG einen Datenschutzbeauftragten stellen.

Inhalte

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Welche Dokumente und Einträge in die Personalakte aufgenommen werden,
bestimmt der Arbeitgeber selbständig. Inhalte können beispielsweise sein:

• Personalbezogene Unterlagen und Vertragsunterlagen
  • Bewerbungsschreiben des Mitarbeiters(Angebot)
  • Arbeitszeugniskopien des Arbeitnehmers (bisherige)
  • Schulabschlusszeugnis
  • Berufsabschluss
  • Lebenslauf und Passbild
  • Amtliches Führungszeugnis (bei Vertrauenspositionen)
  • Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis (soweit erf.)
  • Arbeitsvertrag mit Stellenbeschreibung
  • Erklärung zu Nebenbeschäftigungen

• Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
  • Anmeldung zur Krankenkasse
  • Nachweis der monatlichen Krankenkassenbeiträge
  • Sozialversicherungsausweis/Ausweis zur Versicherungsnummer
  • Unterlagen zu Zusatzversorgungskassen
  • Nachweis zur Anlage vermögenswirksamer Leistungen
  • Nachweis für Kinderlose (Pflegeversicherung)
  • Lohn- und Gehaltsbescheinigungen
  • Unterlagen zur Lohnsteuer

• Kopien amtlicher Urkunden
  • Kopie der Fahrerlaubnis (Führerschein)
  • Schwerbehindertenausweis
  • Heiratsurkunde
  • Geburtsurkunden für Kinder
  • Antrag auf Kindergeld
  • Antrag auf Orts-, Sozial- oder Familienzuschlag
  • Sterbeurkunde des Ehegatten
  • Tenor des Scheidungsurteils mit Bestätigung der Rechtskraft
  • Pfändungs- und Überweisungsbeschlüsse
  • Wehrdienstbescheinigung

• Sonstige Unterlagen
  • Personalbogen (Deckblatt)
  • Urlaubsliste und Fehlzeitenübersicht
  • Beurteilungen und Bewertungen
  • Ermahnungen und Abmahnungen
  • Personalentwicklungsplan
  • Protokolle der jährlichen Mitarbeitergespräche (z.B. zur Zielerreichung)
  • Bescheinigungen über ärztliche Untersuchungen
  • Weiterbildungsnachweise
  • Nachweis Sicherheitsbeauftragter
  • Werkschutzunterlagen
  • Schriftverkehr mit dem Mitarbeiter

Aufbewahrung und Einsichtnahme

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Der Arbeitgeber muss das Persönlichkeitsrecht des Mitarbeiters wahren und auch für den Datenschutz sorgen (siehe auch: Arbeitnehmerdatenschutz). So sind gemäß Bundesdatenschutzgesetz personenbezogenen Mitarbeiterdaten mit geeigneten Mitteln gegen unbefugte Einsichtnahme durch Dritte (Mitarbeiter, Kunden etc) zu sichern. Nur die unmittelbar mit der Bearbeitung dieser Unterlagen betrauten Kräften sowie den Vorgesetzten des Mitarbeiters ist der Zugang zur Personalakte, und zwar nach entsprechender Sicherheitsbelehrung zu ermöglichen.

Sollte es betriebsbedingt erforderlich sein, Teile der Personalakte aus organisatorischen Gründen an verschiedenen Betriebsstandorten aufzubewahren, so hat in der Stammakte ein entsprechender Verweis zu stehen. Das Duplizieren von Personalakten für diesen Zweck ist nur nach vorheriger Genehmigung durch den Arbeitnehmer bzw. den Betriebsrat statthaft.

Der betroffene Mitarbeiter hat das Recht zur uneingeschränkten Einsicht in die ihn betreffenden Aufzeichnungen und kann diese Einsichtnahme auch in Begleitung einer betriebsfremden Person (z.B. eines Rechtsanwaltes oder sachkundigen Verwandten) bzw. gemeinsam mit dem Betriebsrat verlangen. Da der Unternehmer der Anfertigung von Kopien widersprechen kann, kann es bei der Anfertigung von Abschriften zudem mit Hinblick auf eine eventuelle Beweissicherung sinnvoll sein, diese Person als Zeugen zu verwenden. Bei arbeitsgerichtlichen Auseinandersetzungen finden sich sonst oft die betreffenden Notizen nicht im Originalwortlaut oder zur Gänze nicht mehr wieder.

Hierzu kann der Betrieb Sprechstundenzeiten festlegen.

Nach einem Urteil des Arbeitsgerichtes Frankfurt/Main von 1998 (AZ: 6 Ca 7219/98) haben Arbeitnehmer nach 30 Monaten das Recht, Abmahnungen aus der Personalakte entfernen zu lassen.

Siehe auch

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Arbeitsrecht

Arbeitsrecht | Personalwesen