Dokumentation

Unter Dokumentation versteht man die Nutzbarmachung von Informationen zur weiteren Verwendung. Ziel der Dokumentation ist es, die dokumentierten Objekte gezielt auffindbar zu machen. Bei den Objekten handelt es sich in der Regel um Dokumente mit einem Informationsgehalt, der mit Hilfe der Dokumentation systematisch verwertet werden soll. Dokumente können in diesem Sinne Fachbücher, Zeitschriftenartikel oder sonstige Druckschriften sein, aber auch Bilder, Filme und ähnliches.

Es kann unterschieden werden zwischen Vorgabedokumentation und Nachweisdokumentation.

Die Erschließung von Informationen ist eine der wesentlichen Aufgaben von Bibliotheken und anderen Dokumentationseinrichtungen. Die Beschreibung und Verzeichnung bibliographischer und archivalischer Ressourcen geschieht u.a. durch Katalogisierung, d.h. die Aufnahme von Dokumentationseinheiten in einen Katalog. Dies geschieht in der Regel unter Berücksichtigung von Regelwerken (z. B. RAK oder AACR) und mit Hilfe von Dokumentationssprachen und anderen kontrollierten Vokabularien. Daneben kommen immer häufiger automatische Verfahren des Information-Retrieval zum Einsatz.

Die durch Dokumentation ermittelten Angaben über ein Objekt bezeichnet man als Metadaten.

Sach- und Formalerschließung

In der Bibliotheks- und Dokumentationswissenschaft wird häufig zwischen Formalerschließung und Sacherschließung unterschieden. Während sich die Formalerschließung auf die (objektiven) formalen Kriterien eines Objektes beschränkt, geht die Sacherschließung auf dessen Inhalt ein.

Zur Zeit der Zettelkataloge wurde zwischen Alphabetischer Katalogisierung und Systematischer Katalogisierung unterschieden. Diese Unterscheidung ist mit Einführung von Datenbanken nicht mehr notwendig.

Qualitätsmerkmale

Einige Qualitätsmerkmale von Dokumentation sind: Vollständigkeit, Übersichtlichkeit, Verständlichkeit, Strukturiertheit, Korrektheit, Editierbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Integrität/Authentizität (z. B. Änderungshistorie)

Probleme

Ein grundsätzliches Problem der Dokumentation ist, dass sie sehr kostspielig werden kann und sich erst nach einer Vorlaufzeit wirtschaftlich auszahlt, weshalb viele Unternehmen auf eine eigene Dokumentationsabteilung verzichten.

Siehe auch

Literatur

Klaus Haller: Katalogkunde. Saur, München 1998, ISBN 3-598-11364-1
Elaine Svenonius: The Intellectual Foundation of Information Organization. Cambridge (Mass.) 2000, ISBN 0-262-19433-3
Samulowitz und Ockenfeld: Bibliothek und Dokumentation - eine unendliche Geschichte. In: Information - Wissenschaft & Praxis. Nr. 54, 2003, S. 453-462 (online)
Jutta Bertram: Einführung in die inhaltliche Erschließung, Grundlagen - Methoden - Instrumente. In: Content and Communication. Terminology, Language Resources and Semantic Interoperability. Bd. 2, Ergon-Verlag, Würzburg 2005, ISBN 3-89913-442-7

Weblinks