Mit Datenaustausch wird ganz allgemein der Austausch von Informationen bezeichnet. Im allereinfachsten Fall kann man also den Austausch von kleinen Zetteln, Briefen oder ähnlichem, auf denen Informationen notiert sind, als Datenaustausch bezeichnen.

In der EDV wird damit der Austausch von Dateien zwischen verschiedenen Computern, auf denen möglicherweise auch noch unterschiedliche Betriebssysteme und Anwendungsprogramme laufen, bezeichnet. In diesem Umfeld läuft der Austausch im einfachsten Fall über Disketten, CDs und andere Datenträger oder über Netzwerke wie Intranet und Internet. Siehe auch E-Business und Electronic Data Interchange. Für vertrauliche Daten wird die Gegenstelle meist direkt über ISDN-Leitungen angewählt und die Daten verschlüsselt gesendet, damit kein Unbefugter diese empfangen und lesen kann.

Austausch von CAD-Daten

Der Austausch von CAD-Daten zwischen verschiedenen Programmen ist sehr komplex, deshalb auch teuer und muss oft mehrmals mit unterschiedlichen Austauschformaten wie DXF, STEP und IGES getestet werden, um ein zufriedenstellendes Ergebnis zu bringen. In vielen Fällen muss die Zeichnung und/oder das dreidimensionale Modell nachbearbeitet oder gar neu erstellt werden. Viele Firmen nehmen deshalb Daten in anderen Formaten nicht mehr an.

Für die Weitergabe von PCB-Daten zur Erstellung von Belichtungsfilmen und Leiterplatten hat das so genannte Gerber-Format große Bedeutung.

Austausch von Genealogiedaten

Für die Familienforschung gibt es mit GEDCOM eine Spezifikation, die den Austausch von Daten zwischen verschiedenen Genealogieprogrammen ermöglicht.

Austausch von formatierten Textdateien

Da das Office-Paket der Firma Microsoft sehr verbreitet ist, werden oft Textdateien in den Formaten dieser Firma verschickt in der Annahme, dass die Gegenseite das problemlos lesen kann. Dieses Vorgehen hat mehrere große Nachteile:

1. Der Empfänger ist beinahe dazu gezwungen, sich auch so ein nicht ganz billiges Programmpaket zu kaufen. Die Alternative, mit dem Word-Viewer (ebenfalls von Microsoft) oder dem kostenlosen OpenOffice.org die Dateien zu öffnen und in den meisten Fällen problemlos weiterzubearbeiten, ist vielen immer noch unbekannt.
2. Viele Programme (wie zum Beispiel Microsoft Word, Microsoft Excel und Microsoft PowerPoint) speichern so genannte Metainformationen wie zum Beispiel den ursprünglichen Autor und -- je nach Einstellung -- sogar alte Versionen des Dokuments, die der Empfänger möglicherweise nicht wissen sollte, mit ab.
3. Alle Programme, die Makros ausführen können, sind potentiell anfällig für Makro-Viren.
4. Das Layout eines Dokuments sieht im Gegensatz zur weitverbreiteten Meinung auch nicht auf jedem PC gleich aus, wenn zum Beispiel verschiedene Schriftarten oder unterschiedliche Drucker installiert sind.
5. Bilder sollten wegen der Dateigröße auch nicht als Office-Dokument verschickt werden, sondern in einem geeigneten Grafikformat wie zum Beispiel JPG, PNG oder GIF.

Um die genannten Probleme möglichst zu umgehen gibt es folgende Vorgehensweisen:

1. Für die Darstellung eines Textes ohne Layout und Bilder sollten die Dokumente als TXT- oder RTF-Datei gespeichert werden oder, wenn man sowieso eine E-Mail schreibt, reicht es meist einfach, den Text über die Zwischenablage einzufügen und ihn nicht als Anhang mitzuschicken.
2. Für die Darstellung von Texten mit Bildern, bei denen es nicht auf das Layout ankommt, kann man HTML-Dateien verwenden.
3. Bei Dateien, die nicht verändert werden sollten und bei denen es auf das Layout ankommt, bietet sich PDF an.
4. Soll das Dokument vom Empfänger geändert werden können, kommt man an einem Office-Format nicht vorbei. Man sollte sich aber vorher absprechen und nicht stillschweigend davon ausgehen, dass der Empfänger das Programm "xyz" hat.

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