Betriebsausgabe

Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.

Die Aufwendungen sind einem Betrieb zuzuordnen und können somit nur im Zusammenhang mit Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft, aus Gewerbebetrieb und aus selbstständiger Arbeit anfallen. Im Rahmen dieser Gewinneinkunftsarten mindern die Betriebsausgaben den Gewinn. Das Gegenstück zu den Betriebsausgaben bilden die Privatentnahmen.

Der Begriff der Betriebsausgaben entspricht dem Begriff der Werbungskosten bei den Überschusseinkünften. Betriebsausgaben und Werbungskosten haben gemeinsam, dass sie durch den Betrieb - bzw. durch den Beruf, die Kapitaleinkünfte, die Vermietung usw. - veranlasst sein müssen (Veranlassungsprinzip).

Betriebliche Veranlassung

Eine betriebliche Veranlassung ist zu bejahen, wenn die Aufwendungen objektiv mit dem Betrieb zusammenhängen und subjektiv dem Betrieb zu dienen bestimmt sind. Die Art und Höhe der Aufwendungen für den Betrieb bestimmt der Steuerpflichtige allerdings allein. Die betriebliche Veranlassung hängt vor allem nicht davon ab, ob die Aufwendungen notwendig, üblich und zweckmäßig sind.

Im Gegensatz dazu stehen die Aufwendungen für die private Lebensführung, also insbesondere für den Privathaushalt und für den Unterhalt der Familienangehörigen. Da diese Aufwendungen grundsätzlich nicht abziehbar sind (§ 12 Nr. 1 EStG), können Ausgaben für Ernährung, Kleidung, Hobby und Wohnung in der Regel nicht abgezogen werden.

Oftmals sind die Realitäten des Lebens jedoch nur bedingt in das Steuerrecht übertragbar und dies gilt vor allem für die Trennung von betrieblich und privat veranlassten Aufwendungen. Probleme treten also auf, wenn sich der betriebliche und der private Bereich überschneiden. Häufigstes Beispiel dafür ist der Firmenwagen, der auch für private Zwecke genutzt werden kann. Auch bei Reisen ist eine private Mitveranlassung denkbar. Dann stellt sich die Frage, ob - und in welchem Umfang - die damit zusammenhängenden Aufwendungen als Betriebsausgaben anzuerkennen sind. Diese Kosten werden als gemischte Aufwendungen bezeichnet, für die die Regelung des § 12 Nr. 1 Satz 2 EStG gilt, nach der Aufwendungen für die Lebensführung, die die wirtschaftliche oder gesellschaftliche Stellung mit sich bringt, auch dann nicht abgezogen werden dürfen, wenn sie zur Förderung des Berufs oder der Tätigkeit des Steuerpflichtigen erfolgen. Die Auslegung der Regelung hat zur Folge, dass auch der Teil der Aufwendungen nicht abgezogen werden kann, der betrieblich veranlasst ist.

Beispiel: Zur Geburtstagsfeier des Firmeninhabers werden Verwandte und Freunde, aber auch Geschäftspartner eingeladen. Mithin können die Kosten, auch soweit sie betrieblich veranlasst waren, nicht abgezogen werden.

Das generelle Abzugsverbot gilt jedoch nicht, wenn die private Mitveranlassung von nur ganz untergeordneter Bedeutung ist.

Beispiel: Während einer zweitägigen Geschäftsreise nach Paris macht ein Unternehmer dort noch einen kurzen Besuch im Louvre. Da dieser Museumsbesuch nur von untergeordneter Bedeutung ist, steht dem vollständigen Abzug der Reisekosten als Betriebsausgaben nichts entgegen.

Nichtabzugsfähige Betriebsausgaben

Einige Betriebsausgaben berühren den privaten Bereich derart, dass aufgrund gesetzlicher Vorschriften (§ 4 Abs. 5 EStG) der steuerliche Abzug ganz oder teilweise ausgeschlossen wird, obwohl die betriebliche Veranlassung gegeben ist.

Komplett nicht abziehbare Kosten

Nicht abziehbar sind Aufwendungen für Gästehäuser, für Jagdtourismus und Fischerei, für Segel-, Motorjachten oder ähnliche Zwecke, sowie für die hiermit zusammenhängenden Bewirtungskosten.

Ebenfalls vom Abzug ausgeschlossen sind Geldstrafen, Bußgelder, Ordnungs- und Verwarnungsgelder. Auch Bestechungs- und Schmiergelder sind vom Abzug ausgeschlossen, wenn die Zahlung eine rechtswidrige Tat darstellt.

Andere Aufwendungen, die auch die private Lebensführung tangieren sind darüber hinaus nicht abzugsfähig, "soweit sie nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen anzusehen sind". Bei der Prüfung der Angemessenheit sind alle Umstände des Einzelfalls zu berücksichtiger und insbesondere ist zu prüfen, inwieweit die Aufwendungen zweckmäßig, zur Verfolgung des mit der jeweiligen Maßnahme erstrebten Ziels erforderlich und durch wirtschaftlich vernünftige Gründe zu rechtfertigen sind. So kann z. B. die Unterhaltung eines Geschäftsflugzeugs und - in seltenen Fällen - auch der Unterhalt eines besonders aufwendigen Kraftfahrzeugs zu unangemessenen Aufwendungen führen. Vom Abzug ausgeschlossen sind auch Aufwendungen für den Besuch von Nachtlokalen.

Teilweise nicht abziehbare Kosten

Nur beschränkt abziehbar sind vor allem die folgenden Betriebsausgaben:

Mehraufwendungen für Verpflegung bei Geschäftsreisen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG)
Aufwendungen für Fahrten des Steuerpflichtigen zwischen seiner Wohnung und der Betriebsstätte (§ 4 Abs. 5 Nr. 6 EStG)
Mehraufwendungen für doppelte Haushaltsführung (§ 4 Abs. 5 Nr. 6a EStG)
Aufwendungen für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen sind; hier gilt eine Freigrenze: sie sind abziehbar, wenn die Anschaffungskosten des Geschenks insgesamt 35 EUR (bis VZ 2003: 40 EUR) je Empfänger nicht übersteigen (§ 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG); liegen die Kosten darüber, ist gar kein Abzug möglich
Aufwendungen für die Bewirtung von Personen aus geschäftlichem Anlass; hier gilt ein Freibetrag: sie sind zu 70 % (bis zum Jahr 2003: 80 %) abzugsfähig - wenn sie nach der allgemeinen Verkehrsauffassung insgesamt als angemessen anzusehen sind (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG)
Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer

Nachweis der Betriebsausgaben

Der Steuerpflichtige muss angeben und vor allem nachweisen, welche betrieblich veranlassten Ausgaben er getätigt hat, denn er trägt grundsätzlich die objektive Beweislast dafür, dass Abgänge im Betriebsvermögen tatsächlich betrieblich veranlasst waren.

Lässt sich trotz entsprechender Aufklärungsversuche nicht zweifelsfrei feststellen, dass Betriebsausgaben vorliegen, kann das Finanzamt den steuerlichen Abzug versagen.

Das Finanzamt kann vom Steuerpflichtigen auch verlangen, dass er den Gläubiger oder Empfänger von Betriebsausgaben benennt. Kommt der Steuerpflichtige diesem Verlangen nicht nach, kann die Berücksichtigung der geltend gemachten Betriebsausgaben abgelehnt werden (§ 160 AO).